CIRCULAR PARTICIPANTES EN MUESTRA COMERCIAL 1er. CONGRESO LATINOAMERICANO EMS WORLD AMÉRICAS

Para efectos de la logística del montaje de la Muestra Comercial del Congreso de la referencia, que se realizará los días 21 a 24 de septiembre, en el Centro de Convenciones de COMPENSAR, en la ciudad de Bogotá,, nos permitimos informarles:

1. El montaje de los Stands en el Lobby del Gran Auditorio para stands oro y plata,, se llevará a cabo el día 21 de septiembre a partir de las 10 p.m. El montaje de Sotano para socios se hará el día 20 en la noche y el montaje de stands bronce se realizará el día 21 a partir de las 10 p.m.

2. Cada entidad deberá ingresar sus Stands, elementos, obsequios y/o equipos que se vayan a publicitar, por las puertas de la bodega ubicada en la Avda. 68 No. 49 A 47 Costado occidental e ingresar por el Parqueadero No. 2 con un estricto inventario de los mismos y bajo la responsabilidad de un funcionario de la empresa, debidamente marcados. Se debe adicionar en la marcación: CONGRESO EMS WORLD AMERICAS. Estos materiales se pueden ingresar desde las 8:00 a.m del mismo día.

3. La persona encargada de la ubicación de los Stands, por parte de la Organización, será Mireya Delgadillo S., y con ella podrán entenderse para cualquier eventualidad que pudiera presentarse.

4. Es indispensable que antes del 10 de SEPTIEMBRE , nos hagan saber si desean el Stand abierto o cerrado, es decir con panelería o no y si desean marcación o no y cuál es el nombre de la empresa, además de cualquier requerimiento adicional, como teléfono, internet, pantallas, video beam, etc., (los costos de estos equipos adicionales serán asumidos por cada empresa que los solicite).Cada Stand se entregará con panelería si se informó, una mesa , dos sillas, una lámpara, una instalación eléctrica (conexión eléctrica adicional debe solicitarse a la organización y no tendrán un costo adicional),

5. Por cada Stand se entregarán tres (3) credenciales, las cuales deberán portarse los días del evento en parte visible para efectos de ingresar al mismo. Así mismo las personas encargadas de la decoración y adecuación del Stand, deberán tener al día su carné de ARL. La Organización no se hace responsable de cualquier incidente que se presente si no se cumple con este requisito

6. Durante los días del Congreso habrá personal de logística debidamente identificado, que podrá colaborarles en caso de alguna inquietud o requerimiento adicional.

7. Las entidades que deseen ubicar pendones institucionales en los salones de conferencias, deberán entregarlos el día del montaje , únicamente a Mireya Delgadillo S. o a la persona que ella designe y a ella se le reclamarán el último día. No se responderá por pendones entregados a otras personas o retirados sin previa autorización.

8. Las medidas establecidas para los pendones de cortesía son de 2.00m x 1m Los pendones de mayor tamaño, tendrán que cancelar a la organización un costo adicional que será informado por la coordinadora comercial.

9. La Organización EMS World Américas, no se hace responsable por pérdida de equipos, celulares, ipads, iphones, portátiles o cualquier otro equipo que ingrese a la Muestra Comercial, sin haber sido relacionado en el inventario, con Número de serie, Modelo y Marca.

10. Se recomienda muy especialmente no dejar material o equipos como los mencionados en el punto anterior, sobre las mesas o descuidarlos en los momentos de mayor afluencia de público, pues es muy incomodo para la organización, pero se presentan casos de robo por personas que a veces entran a los congresos a realizar estas actividades.

Agradecemos su colaboración y pronta respuesta a nuestra solicitud con Mireya Delgadillo S. al Tel. 57-4602263 o Celular 57-311-8121655 mireya.delgadillosanchez@gmail.com

Cualquier inquietud, no dude en comunicarse con nosotros.

Cordialmente,

COMITÉ ORGANIZADOR